Importancia de la Comunicación Efectiva con Clientes.

Como profesional tendrás que tomar en cuenta desde el inicio del proyecto muchos factores que los clientes internos o externos ni siquiera se imaginarían que influirían en el proyecto, porque no conocen tu profesión con la misma profundidad que tú. Muy posiblemente tendrás que explicar o responder preguntas "obvias" para tí, que descartaste recién empezando el proyecto pero para una persona inexperta serían las más aparentes. Deténte un momento a pensar y busca la manera más sencilla y concisa de como describir tu proceso mental (sin tecnicismos) de cómo llegaste a tu solución.

Es necesario entablar un puente de comunicación efectiva donde las dos partes puedan entenderse de manera objetiva, en la mayoría de proyectos así será, sin embargo hay ocaciones donde el cliente parece trabajar en contra tuya. Y es por esto que debe haber un registro objetivo y fidedigno de cada requerimiento, cambio, mensaje o correo.

La objetividad no debe ligarse a los sentimientos ni a la afinidad que una persona pueda tener con respecto a otro individuo, objeto o situación. Los hechos pueden frustrar mucho a algunas personas porque necesariamente someten su opinión o percepción a un escrutinio meticuloso, y cuando dicha persona quiere disfrutar su perspectiva sin más fundamentos que su percepción, señalando a los demás por tener una opinión diferente, puede ofuscar mucho la comunicación. La objetividad NO es una agresión y debes de estar listo para dar y cambiar tu punto de vista según se desarrolle una situación, siempre a favor del proyecto.

En muchas ocasiones verás que los comentarios u opiniones expresadas no vendrán de la comprensión del proyecto por parte del cliente o tu jefe sino por acertar su dominio y posición "por que quiero y puedo", sin embargo quien expresa su punto de vista basado solo en su percepción, está destinado a sentirse personalmente atacado cuando se exprese una opinión neutra o desfavorable y es aquí donde podemos explotar la política y el ego de quién está haciendo observaciones para disuadirlo y llevar la atención a puntos más favorables para nosotros y para el proyecto. La política juega un papel muy importante en sociedades y empresas poco pragmáticas y objetivas, más preocupadas por el proceso que por la sustancia. Si entendemos el ambiente y las señales podremos ocupar la política a nuestro favor y evitar retrabajar puntos previamente resueltos según nuestro criterio profesional.

El diseño y el proyecto son un trabajo, no son extensiones de tu personalidad y por más entusiasmado o apegado que estés, no debes sentirte atacado cuando se pidan cambios o modificaciónes. Hay clientes que trabajan contigo y hay clientes que trabajan contra ellos mismos, contra sus propios tiempos y contra su propio presupuesto que al no llevar el proyecto a término de la manera más expedita, están inflando sus costos y perdiendo tiempo valioso para llegar al mercado.

Por lo general una empresa mal organizada y mal llevada es aquella que llega con proyectos "quemados" osea que no cuentan con el tiempo necesario para su correcto diseño y ejecución. Quien sufre los estragos de esto con mayor impacto son los proveedores externos, sin embargo tú como proveedor externo también puedes decidir no ir con el proyecto sin que esto signifique quemar la línea de comunicación o el contacto, aunque si eres asalariado no tendrás más opción que avisar en tu casa que llegarás tarde toda la semana. Si tienes muchos de estos clientes, sé cada vez mejor político y encuentra life hacks que ayuden a tu productividad y a ganar horas.

Aquí algunas sugerencias:

Ocupa una herramienta de online proofing para recibir cambios y comentarios, nada por whatsapp o teléfono.
Cuando envíes correos selecciona la opción de confirmación de lectura o instala un pluggin para rastrear recepción, lectura y clics.
Cuando algo no te haga sentido, copia al responsable y a su superior para solicitar más información "tocar base" y "evitar triangular".
Desinstala Facebook y redes sociales de tu teléfono.
Consigue apps que te permitan llevar tus notas y archivos sin tener que estarlos copiando ej: Google Keep, Evernote, Dropbox.
Si sabes que tu jefe o tu equipo están saturados, en vez de preocuparte ocúpate.
Ocupa tu tiempo de comida sólo para eso.
En caso de ser posible, delega la "talacha" a un becario o algún compañero que no esté tan ocupado.
Menos coffee breaks o salidas a la tienda.

El impacto que esto tendrá en tu trabajo es que salgas mas frecuentemente a tu hora designada. Si eres proveedor, ser altamente efectivo y productivo es primordial si quieres que tu negocio crezca.

Busca la mejor comunicación posible con tu cliente y deja las cosas por escrito, mientras más objetividad logres meter a tu proyecto, menos tiempo pasaras poniendote de acuerdo o explicando lo mismo diez veces.

Saludos!

SR